Rekrytoinnin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Oy Tuokko Ltd (1731049-4)
Paciuksenkatu 25
00270 Helsinki

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Jos sinulla on kysyttävää rekrytointia koskevista tietosuoja-asioista, yhteystietomme ovat:

Sähköposti: dpo@tuokko.fi
Puhelin: +358 9 4366 140
Posti- ja käyntiosoite: Paciuksenkatu 25, 00270 Helsinki

Voit hallinnoida tietosuoja-asetuksiasi urasivuillamme: https://rekrytointi.tuokko.fi/data-privacy

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Työnhakijoiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään ensisijaisesti kohdennetuissa rekrytoinneissa ja avoimissa rekrytoinneissa. Tietojenkeruun perusteena on työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi avoimena olevaan tehtävään, työnhakijoista koostuvan tietokannan ylläpito tulevia rekrytointitarpeita varten, yhteydenpito työnhakijoiden kanssa sekä muiden rekrytointiprosessiin liittyvien toimenpiteiden suorittaminen.

Lisäksi henkilötietoja kerätään ja käsitellään Osaajayhteisössä (Verkostoidu-toiminto), jossa potentiaalinen työnhakija antaa sähköpostiosoitteensa saadakseen tiedon Oy Tuokko Ltd:llä avautuvista työtehtävistä.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohdan b mukaiseen sopimusten täytäntöön panemiseen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Henkilötietoja kerätään Teamtailor -rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on Teamtailor AB (”palveluntarjoaja”). Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi- ja yhteystiedot sekä ansioluettelossa kerrotut tiedot. Käsiteltäviä tietoja voivat olla myös esimerkiksi henkilön valokuva, videoesittely, koulutus- ja työhistoria, referenssitiedot, työnäytteet sekä muut rekrytoinnin kannalta oleelliset lisätiedot. Edellä mainittujen lisäksi työnhakija voi antaa henkilötietoja itsestään käyttämällä kolmannen osapuolen lähdettä, kuten Facebookia tai LinkedIniä. Kerätyt tiedot vaihtelevat rekrytointikohtaisesti.

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet. Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voivat olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen tietolähteenä on työnhakija itse, kun hän hakee työpaikkaa tai kun häneltä pyydetään hakemusta täydentäviä lisätietoja. Lisäksi rekrytointijärjestelmässä voidaan säilyttää työhönottoprosessiin osallistuneiden kirjaamia tietoja, kuten haastattelumuistiinpanoja.

Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta ja LinkedIniltä, ja muiden julkisten lähteiden kautta ainoastaan hakijan antamalla suostumuksella. Tiedonhakua voidaan harjoittaa joko manuaalisesti rekrytointiin osallistuvien toimesta tai automaattisesti palvelussa suostumuksen saatuamme.

Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Rekrytointijärjestelmästä tiedot poistetaan, kun valintapäätös on tehty ja lainsäädännön mukaiset kanneajat ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työnhakijoita koskevia tietoja säilytetään lähtökohtaisesti 24 kuukautta siitä laskien, kun työnhakija on tallentanut hakemuksensa.

Osaajayhteisössä (verkostoituneet) henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 24 kuukautta (säilytysaika) Osaajayhteisöön liittymisestä. Tämän säilytysajan päätteeksi henkilöltä kysytään aktiivisesti halukkuutta yhteisön jäsenenä jatkamiseen. Aktiivisella hyväksynnällä henkilö voi jatkaa yhteisön jäsenenä myös pidemmän ajan, muussa tapauksessa henkilötiedot poistetaan automaattisesti säilytysajan päätyttyä.

8. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU/ETA -alueella tai maissa, joissa Euroopan komissio katsoo olevan riittävä tietoturvataso tai niitä käsitellään sellaisten toimittajien toimesta, jotka ovat allekirjoittaneet kolmansiin maihin tapahtuvien siirtojen lainmukaisuutta kaikilta osin noudattavat sitovat sopimukset (Privacy shield -järjestely).

9. Henkilötietojen siirtäminen kolmannelle osapuolelle

Emme myy tai muutoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin joutua siirtämään käyttäjien henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:

• toimeksisaajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat palvelun tarjoamiseksi käsittelijöinämme ja alikäsittelijöinämme antamiemme ohjeiden mukaisesti;
• viranomaisille tai oikeudellisille avustajille, jos epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa;
• viranomaisille, oikeudellisille avustajille tai muille toimijoille, jos meiltä sitä vaaditaan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen nojalla.

Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valitsemme yhteistyökumppanimme huolella taataksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Aggregoidut tiedot (yksilöimättömät henkilötiedot)

Saatamme jakaa aggregoituja tietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa aggregoidut tiedot on koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista, ja ne voivat koostua esimerkiksi internetliikenteen tilastoista tai maantieteellisestä sijainnista, jossa palvelua käytetään. Aggregoidut tiedot eivät sisällä mitään sellaisia tietoja, joista yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eikä niitä siksi pidetä henkilötietoina.

11. Henkilötietojen suojaaminen

Pidämme yksityisyyttä ensisijaisena, ja pyrimme aktiivisesti käsittelemään käyttäjien henkilötietoja äärimmäistä huolellisuutta noudattaen. Huolehdimme kohtuudella odotettavista turvatoimista taataksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojaselosteen ja GDPR-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisena eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työtehtävissään tarvitseville. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekisterinpitäjän rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta.

Tiedonsiirto internetin ja mobiiliverkkojen kautta ei kuitenkaan koskaan ole riskitöntä, joten tiedonsiirron suorittava henkilö toimii näin aina omalla riskillään. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuunsa omien henkilötietojensa suojaamisesta ja pitävät esimerkiksi kirjautumistietonsa salassa.

12. Automaattinen päätöksenteko

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Työnhakijana sinulla on oikeus tietojenkäsittelysuostumuksen peruuttamiseen. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, ettet voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutoin käyttää palvelua.

Sinulla on myös oikeus saada tieto Oy Tuokko Ltd:llä olevista itseäsi koskevista tiedoista: voit saada yhden (1) maksuttoman kopion käsitellyistä henkilötiedoista. Pyydetyistä lisäkopioista rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu, joka perustuu pyynnöstä koituviin hallinnollisiin kuluihin.

Voit pyytää tietojen korjaamista, jos sinua koskevat tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sekä vaatia tietojesi poistamista siltä osin, kuin tietojen säilyttäminen ei perustu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Sinulla on myös tietyissä tilanteissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Voit esittää pyynnön yllä mainittujen oikeuksien käyttämisestä joko urasivuillamme osoitteessa https://rekrytointi.tuokko.fi/data-privacy tai kirjallisesti kohdassa 2. annettuun osoitteeseen.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssämme rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja ohjeet osoitteesta: https://tietosuoja.fi

14. Evästeet

Kun käyttäjät rekrytointipalveluamme, käyttötietoja voidaan säilyttää evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, joita säilytetään käyttäjän laitteen — kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin — internetselaimessa palvelun käytön aikana. Käytämme evästeitä parantaaksemme palvelun käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöön liittyvistä tilastoista. Näin toimitaan palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällöin tietoja säännellään evästekäytäntömme mukaisesti.

Käyttäjät voivat milloin tahansa ottaa evästeet pois käytöstä muuttamalla laitteidensa paikallisia asetuksia. Evästeiden ottaminen pois käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen esimerkiksi poistamalla käytöstä jotkin palvelun toiminnot. Lisätietoa eväisteiden käytöstä löytyy muun muassa palveluntarjoajan kotisivuilta.

15. Muutokset

Meillä on oikeus tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia tai lisäyksiä. Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla rekrytointijärjestelmän kautta. Käyttäjän katsotaan tulleen ilmoitetuksi uudesta versiosta, kun käyttäjä on joko saanut sähköpostiviestin, jossa käyttäjälle kerrotaan uudesta versiosta (käyttäen sähköpostiosoitetta, jonka käyttäjä on antanut palvelun käyttöön liittyen), tai kun käyttäjälle on muutoin ilmoitettu uudesta tietosuojaselosteesta.